Parce que ce n’est pas si simple de plaire à tout le monde!
La planification et l’organisation d’un congrès peuvent s’avérer une tâche complexe, surtout lorsqu’on débute en la matière. Afin d’en garantir la réussite, il est important de prendre en compte certains aspects avant, pendant et après votre évènement.
Voici donc dix conseils utiles de l’équipe J-EM Évènements, afin de vous guider dans vos préparatifs pour que votre congrès ait un succès mémorable!
Cerner le mandat, les objectifs… et le budget!
Avant d’entrer dans les modalités, vous devez vous préparer un budget. Un petit Excel et le tour est joué. Une rencontre avec l’expert en organisation vous aidera à clarifier par la suite. Mais tout d’abord, mettez en plus que moins, ça vous permet du même coup de monter votre liste to do. Et le secret est tout simple et pourtant si souvent galvaudé : Détails! DÉTAILS!
Il est aussi important de bien comprendre les besoins du client. Il s’agit notamment de clarifier l’objectif, le budget, les attentes, la durée, ainsi que la logistique du montage et du démontage de l’évènement. Cette étape permet de s’assurer que les deux parties sont sur la même longueur d’onde et d’établir un accord solide dès le départ.
Pour ce qui est des objectifs, ils peuvent être variés : informer, divertir, générer des profits, faire rayonner son entreprise, avoir un impact positif, etc.
Pour bien le cibler, revenez à la base : Pourquoi organise-t-on ce congrès? Quelles sont les attentes de celles et ceux qui y assisteront? Plus le ou les objectifs seront clairs, plus le reste coulera de source.
Une communication claire est primordiale. Il est nécessaire de confirmer chaque détail avec le client afin d’éviter tout problème inattendu. Cela permettra également d’établir une relation de confiance, ce qui est crucial pour la réussite de l’évènement et, possiblement, pour décrocher un autre mandat!
Établir un cahier des charges clair
Cet outil indispensable vous permettra de déterminer les grandes lignes de l’évènement. Une façon simple d’y arriver est répondre aisément à ces 6 questions : Quoi? Qui? Où? Quand? Comment? Et pourquoi?
Quoi?
La réponse est l’objectif du congrès (amuser, informer, stimuler, étonner, etc.). C’est également à cette étape que vous devez définir le thème ou le fil conducteur de votre évènement professionnel.
Qui?
À qui s’adresse votre évènement? Qui est votre public cible lorsque vous planifiez votre congrès? Le message et le format varient selon le groupe et le nombre de personnes à qui vous vous adresserez.
Où?
Évidemment, le choix du lieu est un facteur clé dans le processus de création d’un évènement professionnel. Il est plus qu’important de sélectionner un lieu facile d’accès en transport en commun ou en voiture. Cela peut augmenter le taux de participation et la satisfaction de votre public cible.
Gardez en tête l’ADN de votre évènement pour le choix du lieu pour que le tout soit cohérent.
Si votre congrès dure plusieurs jours, veillez à vérifier les disponibilités et la capacité d’accueil dans les hôtels environnants.
Quand?
Un autre facteur qui peut avoir un impact significatif sur le succès de votre convention est la date choisie. Vérifiez si des évènements majeurs ou des évènements ciblant le même public se déroulent pendant ou autour de la période choisie. Pensez aussi à vérifier si la date choisie coïncide avec les périodes de vacances scolaires ou un congé férié.
Comment?
Cette question permet de déterminer les ressources et le budget nécessaires pour le congrès, de mieux comprendre les options possibles et les partenariats potentiels à développer.
Pourquoi?
Il est nécessaire de cibler les objectifs en termes de niveaux de satisfaction, de taux de participation et de bénéfices financiers. Pensez à établir une méthode pour mesurer la réalisation de ces objectifs et ainsi, pouvoir donner des statistiques et mesures de réussite à votre client.
Établir un contrat limpide
Un contrat bien défini entre le client et l’organisateur est indispensable. Il doit couvrir tous les aspects de l’évènement, y compris les responsabilités, les échéances, et les conditions financières.
N’oubliez pas d’inclure certaines clauses qui protègeront votre entreprise en cas d’imprévus. Un contrat solide sera votre meilleur bouclier contre les malentendus et les complications juridiques éventuelles.
Élaborer la programmation
Lorsque les éléments clés du congrès seront définis, il sera alors temps de travailler la programmation en détail : déterminer les intervenants possibles, leur cachet, leur temps de paroles, etc. Selon la date du congrès, il se peut que les intervenants choisis en tout premier lieu ne soient pas disponibles. Prévoyez donc plusieurs options en amont.
Envisagez d’étendre votre recherche au-delà du Québec. Recherchez des leaders au Canada, aux États-Unis ou même dans le monde entier. Effectuez des recherches approfondies, identifiez vos cibles et invitez-les! Toutefois, n’oubliez pas que les frais de transport et d’hébergement doivent être inclus dans votre budget.
En faisant d’un invité influent l’attraction principale de votre programme, vous renforcez votre crédibilité et il vous sera plus facile de trouver des partenariats et de créer du contenu promotionnel. Cela facilitera grandement l’élaboration de votre stratégie de communication et de promotion. Comme on dit, Sky is the limit et qui ne risque rien, n’a rien!
Afin de bien connaitre les besoins des participants et ainsi élaborer un programme attractif et incontournable, mettez-vous en action et en mode « collecte d’informations » : Quels sont les sujets impactant sur votre industrie? Quels sont les besoins de votre clientèle? Questionner, sonder, discuter avec les gens du milieu pour viser dans le mille!
Pendant la durée du congrès, n’oubliez pas qu’il y a des pauses, des repas où vous devrez prévoir des activités originales ou des animations punchées pour les participants afin que tout coule de source et que l’ennui ne s’invite pas à table.
Organiser les communications autour du congrès
La communication du congrès commence dès que le programme est terminé et que les invitations sont préparées. Vos supports de communication doivent avoir un graphisme et un message cohérents, cela renforcera l’image de marque de l’évènement et augmentera sa crédibilité.
Idéalement, l’envoi des invitations devrait être fait au moins 6 mois avant l’évènement.
Créez des pages dédiées sur votre site web et sur vos réseaux sociaux qui comprendront toutes les informations nécessaires telles que la date, le lieu, le thème, le programme, l’inscription, les partenaires, etc.
Lors de l’élaboration d’un plan de communication efficace, il est important de prendre en compte les différents canaux qui seront utilisés pour promouvoir votre évènement. Communiquerez-vous par courrier électronique, via les médias sociaux, les associations professionnelles, les principaux médias?
Vous devez tenir compte du public que vous essayez d’atteindre avec vos communications, qu’il s’agisse des membres, du grand public ou des partenaires. Il est important d’adapter votre message au public cible afin d’obtenir les meilleurs résultats.
Planification du Montage et du Démontage
La planification du montage et du démontage est souvent sous-estimée, alors qu’elle est cruciale. Ces phases demandent une organisation rigoureuse, surtout quand l’énergie commence à se faire rare.
Anticipez les besoins en matière de salles de conférences, de ressources nécessaires, de personnel, d’équipement et de temps. Assurez-vous également de disposer d’un plan B en cas de problèmes inattendus (bris, météo peu clémente, manque d’électricité, etc.).
Se préparer aux aléas
Prévoyez d’arriver une à deux journées avant l’ouverture pour vous permettre de prendre connaissance des lieux, monter votre table d’accueil, positionner la signalisation, repérer les endroits stratégiques afin de mieux guider vos invités (vestiaires, salles de bains).
Préparez un « scénario », document sur lequel vous inscrirez chacune des étapes de l’évènement et l’heure à laquelle elles doivent se dérouler, ainsi que la ou le responsable de la tâche. Cela vous aidera à ne rien oublier et à ce que tout soit en place. Vous pourrez ainsi mieux guider les équipes d’opérations et leur mentionner ce qu’ils doivent faire et à quel moment.
Si vous prévoyez des projections vidéo, évitez les mauvaises surprises! Il est important d’envisager des ressources techniques supplémentaires et de vérifier l’équipement sur place.
Prêtez attention aux petits détails et ne gardez rien pour la dernière minute! Pensez aux cocardes, à l’eau et les verres pour les orateurs, chaque détail compte.
Gardez en priorité l’accueil des participants et des conférenciers. Une première bonne impression est souvent vitale pour vivre un évènement mémorable.
Gérer le Stress
L’organisation d’évènements peut être terriblement stressante. Pour gérer le tout efficacement, n’hésitez pas à partager vos difficultés avec votre équipe ou à des collègues de confiance. Échangez ensemble pour trouver des solutions et maintenir un état d’esprit positif.
La réflexion collective peut déboucher sur des solutions créatives et efficaces pour relever les défis!
Organiser un Postmortem
Après l’évènement, réunissez votre équipe et le client pour un postmortem. C’est l’occasion de célébrer ce qui a bien fonctionné et de discuter des domaines d’amélioration. Cette étape est cruciale pour votre croissance professionnelle ainsi que pour bâtir une relation durable avec le clients et votre équipe.
Créez un questionnaire de satisfaction pour vos membres et un rapport de visibilité pour vos partenaires. N’oubliez pas d’inclure une lettre de remerciement. Il est important d’agir rapidement pendant que l’évènement est encore frais dans les esprits.
Idéalement, l’enquête de satisfaction devrait être conçue avant même la tenue de l’évènement et être envoyée dans les 24 heures qui suivent. Le taux de réponse démontre l’efficacité de l’enquête.
Pensez à partager des photos avec les participants par le biais de vos réseaux sociaux afin d’accroitre l’engagement de votre page professionnelle.
Puis, finalisez le bilan financier et qualitatif pour les membres du conseil d’administration. Ces éléments démontreront votre souci de professionnalisme, et communiqueront votre réel intérêt pour vos partenaires.
Point bonus : Prenez soin de vous!
Durant l’effervescence de l’évènement, il est facile de négliger ses propres besoins. Ayez toujours sur vous une barre énergétique, une bouteille d’eau réutilisable, une deuxième paire de chaussure, une tenue de rechange, une batterie supplémentaire pour votre téléphone et, pourquoi pas, quelques pastilles pour l’haleine. 🙂
Ce petit kit de survie vous permettra de rester en forme et disponible, prêt à résoudre les problèmes avec énergie et bonne humeur!
Sur ce, bon évènement!